Gestión Documental

Gestión Documental

Nuestro departamento es la división corporativa encargada de la gestión de los recursos documentales de Gómez – Pinzón, la cual abarca fundamentalmente tres (3) componentes:

• Archivo Digital.
• Archivo Multimedia.
• Bases de Datos.

Archivo Digital

Archivo Gómez-Pinzón

En relación con la gestión del archivo digital de Gómez-Pinzón, acá te mostramos como cada miembro activo de la firma puede contribuir de forma efectiva a esta labor mediante la creación de “barcodes” para el adecuado almacenamiento de la información.

Es importante destacar que la implementación del archivo digital en la firma ha generado diversos beneficios, entre los que se destacan:

• Disminución del archivo físico.
• Flexibilidad para el trabajo remoto o desde casa.
• Servicio sin horarios (disponibilidad ampliada).
• Consulta de información más rápida.

Adicionalmente, la transformación del archivo corporativo ha permitido el reciclaje de más de 20.000 toneladas de papel, las cuales se han logrado procesar con ayuda de la Fundación Planet.

Archivo Gómez-Pinzón Propiedad Intelectual

Nuestro equipo se encarga igualmente del archivo digital del Grupo de Práctica de Propiedad Intelectual y Competencia. A través de este archivo se realiza la gestión documental de los siguientes asuntos:

• Trámites jurídicos que buscan la protección intelectual.
• Derechos de Autor (obras literarias, artísticas, audiovisuales y musicales, entre otras).
• Recepción de documentos para archivo físico o digital a través de correo electrónico, solo para custodia temporal.
• Propiedad Industrial (patentes de invención, marcas, diseños industriales y denominaciones de origen).
• Gestión de búsqueda de información a través de Galena/iManage.

ATENCIÓN. Es muy importante que los usuarios tengan en cuenta que para búsquedas (incluidas las urgentes), descargas, y trámites relacionados con el archivo de propiedad intelectual deben comunicarse siempre vía correo electrónico a la dirección gcpi@gomezpinzon.com

Archivo Multimedia

En caso de que el usuario requiera guardar material multimedia (video)  deberá generar y entregar a nuestro equipo un barcode. Con esta información nuestro equipo procederá a almacenar el material multimedia en la carpeta correspondiente al Grupo de Práctica en OneDrive,  y posteriormente dejará en la respectiva gestión en iManage un documento en Microsoft Word que contiene el link de acceso al material.

Bases de Datos

Como parte de las iniciativas para la optimización de la gestión documental corporativa, la firma ha estructurado tres (3) bases de datos que pueden ser consultadas por todos los colaboradores. Estas bases de datos contienen registros sistematizados sobre (i) certificados de experiencia;  (ii) libros de actas de clientes; (iii) poderes generales GP-PI (Propiedad Intelectual).

ATENCIÓN. Recordamos a todos los usuarios que el equipo de Gestión del Conocimiento esta disponible para resolver cualquier solicitud o consulta asociada a las bases de datos en los siguientes horarios: Lunes a viernes 7:00 am – 5:00 pm

De igual forma, informamos que los horarios de los recorridos para la recolección de información, entrega de libros de actas, etc son los siguientes: Lunes a viernes 8:00am, 11:30am y 4:00 pm